Pytanie
Czy monitoring GPS samochodu służbowego jest legalny
Tak. Kodeks pracy pozwala pracodawcy lokalizować pojazdy służbowe, jeśli jest to niezbędne do organizacji pracy i właściwego użytkowania powierzonych narzędzi (art. 22³). Zgoda pracownika nie jest do tego potrzebna, ale monitoringu nie wolno prowadzić po cichu. Cel, zakres i sposób zapisujesz w regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a pracowników informujesz najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Dane z lokalizatora przypisane do kierowcy są danymi osobowymi, więc obowiązuje także RODO. Osobnych zasad wymaga auto używane prywatnie po godzinach.
- Certyfikacja e-TOLL i SENT-GEO
- Montaż u klienta
- Monitoring w Unii i na świecie
- art. 22³
- Kodeksu pracy: podstawa monitoringu lokalizacji
- 2 tygodnie
- tyle przed uruchomieniem informujesz pracowników
- 3
- rzeczy w regulaminie: cel, zakres i sposób
- 3 metody
- oddzielania tras służbowych od prywatnych w aplikacji
01/ 05
Co mówi Kodeks pracy
Od 25 maja 2018 r. monitoring w firmie regulują art. 22² i 22³ Kodeksu pracy. Pierwszy dotyczy kamer, drugi poczty elektronicznej i „innych form monitoringu”, do których Urząd Ochrony Danych Osobowych zalicza lokalizowanie GPS. Taki monitoring jest dopuszczalny, gdy jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi powierzonych pracownikowi. Nie może przy tym naruszać dóbr osobistych pracownika.
- Podstawa: art. 22³ Kodeksu pracy
- Cel: organizacja pracy i narzędzia pracy
- Bez zgody, ale nigdy po cichu
- Dane kierowcy to dane osobowe
02/ 05
Pięć kroków przed uruchomieniem lokalizatorów
Po pierwsze, cel, zakres i sposób monitoringu zapisz w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo w obwieszczeniu, jeśli firma nie ma regulaminu. Po drugie, poinformuj pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed startem. Po trzecie, nowej osobie przekaż tę informację przed dopuszczeniem do pracy; od 27 stycznia 2026 r. wolno to zrobić na papierze albo elektronicznie. Po czwarte, oznacz pojazd: urząd wskazuje piktogram w widocznym miejscu w aucie. Po piąte, spełnij obowiązek informacyjny z RODO: jakie dane zbierasz, gdzie są zapisywane, jak długo i kto ma do nich dostęp.
- Zapis w regulaminie albo obwieszczeniu
- Informacja 2 tygodnie wcześniej
- Piktogram w pojeździe
- Obowiązek informacyjny z RODO
03/ 05
Auto służbowe używane prywatnie
Lokalizator pokazuje więcej niż trasę do klienta: postoje, tankowania, a w samochodach służbowych używanych po godzinach także to, gdzie kierowca spędza wolny czas. Według wytycznych urzędu z takich danych pracodawca nie powinien korzystać, poza sytuacjami wyjątkowymi, jak kradzież pojazdu albo ustalenie odpowiedzialności za szkodę. Dlatego jazdy prywatne trzeba oddzielić od służbowych. W aplikacji robi to raport tras służbowych i prywatnych, w którym o typie trasy decyduje identyfikator kierowcy, przycisk w kabinie albo godziny pracy.
04/ 05
Cel z regulaminu musi zgadzać się z praktyką
Dane wolno wykorzystywać tylko w celu, który został zapisany. Urząd podaje przykład: jeśli regulamin mówi o organizacji czasu pracy i wytyczaniu tras, tych samych danych nie można użyć do ochrony mienia. Zapisz więc wszystkie cele, do których lokalizator naprawdę służy, oraz zakres danych: pozycję, postoje, przebieg, styl jazdy. Ogranicz też krąg osób z dostępem. W aplikacji uprawnienia użytkowników nadaje się osobno i można je zawęzić do wybranych pojazdów.
05/ 05
Ukryty montaż to nie ukryty monitoring
Lokalizator montujemy zwykle tak, żeby nie było go widać w kabinie. To zabezpieczenie przed kradzieżą i manipulacją, a nie sposób na obejście przepisów. Pracownik nie musi wiedzieć, w którym miejscu jest urządzenie, ale musi wiedzieć, że pojazd jest lokalizowany, w jakim celu i jakie dane powstają. Opis przedstawia stan prawny na październik 2026 r. i nie zastępuje porady prawnej: regulamin monitoringu skonsultuj z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.
Co wolno, a czego nie
| Sytuacja | Ocena |
|---|---|
| Lokalizowanie auta w godzinach pracy, cel zapisany w regulaminie | Zgodne z przepisami: mieści się w art. 22³ Kodeksu pracy |
| Lokalizator założony bez wiedzy kierowcy | Niezgodne z przepisami: brak informacji narusza Kodeks pracy i RODO |
| Sprawdzanie prywatnych tras po godzinach | Tylko wyjątkowo: urząd wskazuje kradzież pojazdu i ustalenie odpowiedzialności za szkodę |
| Użycie danych w celu innym niż zapisany | Niezgodne z przepisami: cel w dokumentach musi być taki sam jak faktyczny |
| Ustalenie położenia skradzionego pojazdu | Dopuszczalne: sytuacja wyjątkowa wskazana w wytycznych urzędu |
Pytania i odpowiedzi
Czy pracownik musi zgodzić się na GPS w aucie służbowym?
Nie. Podstawą monitoringu jest przepis Kodeksu pracy, a nie zgoda. Pracownik musi natomiast zostać poinformowany o celu, zakresie i sposobie monitoringu, a zapis o nim powinien znaleźć się w regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Podpis pod informacją przydaje się jako dowód, że pracownik ją otrzymał.
Czy samochód z lokalizatorem trzeba oznaczyć?
Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że w pojeździe powinien być widoczny piktogram informujący, że trasa i sposób użytkowania auta są monitorowane. Naklejka w kabinie przypomina o tym także osobom, które prowadzą pojazd okazjonalnie.
Jak długo wolno przechowywać dane z lokalizatora?
Kodeks pracy podaje termin tylko dla nagrań z kamer: 3 miesiące. Dla danych o położeniu nie ma sztywnego okresu, więc działa zasada z RODO: nie dłużej, niż wymaga zapisany cel. Okres ustala pracodawca, wpisuje go do dokumentów i podaje pracownikom. W aplikacji flota.asnetgps.pl dane leżą na serwerach w Polsce. Regulamin usługi przewiduje 90 dni historii, a dłuższy okres, do 5 lat, zapisujemy w umowie firmie, która zgłosi to przy zamówieniu.
Czy te zasady dotyczą kierowców na zleceniu albo B2B?
Artykuły 22² i 22³ Kodeksu pracy dotyczą pracowników. Przy umowie zlecenia i współpracy B2B zostaje RODO: potrzebny jest uzasadniony cel, informacja dla kierowcy i ograniczenie danych do tego celu. Najprościej opisać monitoring w jednym dokumencie i dołączyć go do każdej umowy.
Źródła
- Kodeks pracy, art. 22(2) i 22(3): monitoring w zakładzie pracy
- Urząd Ochrony Danych Osobowych: Ochrona danych osobowych w miejscu pracy, poradnik dla pracodawców
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)
Treść zaktualizowana 7 października 2026. Opracowanie: ASNET GPS, dział wsparcia i szkoleń.